Директор по персоналу

Функциональные обязанности специалистов службы управления персоналом: оценка эффективности

97
Как определить, насколько эффективно работает HR-служба, какие критерии оценки исполнения функциональных обязанностей помогут выявить некомпетентных сотрудников – об этом в материалах статьи.

Как оценить эффективность исполнения функциональных обязанностей

Генеральный директор и топ-менеджеры компании оценивают эффективность работы HR-службы, как говорится, по факту. К примеру, в должностные функциональные обязанности входит организация службой персонала тренингов. Топам понравилось, как прошло мероприятие. Значит, HR-ы молодцы! Но не понравился сотрудник, которого подобрали рекрутеры компании. Следовательно, служба персонала сработала неважно.Функциональные обязанности специалистов службы управления персоналом:

Зная об этом, директор по персоналу не стал менять формат своего выступления на отчетном совещании при гендиректоре. HR специалисты подготовили презентацию, чтобы показать, как исполнили бюджет за полугодие, какие мероприятия провели, каковы результаты опроса на выявление уровня вовлеченности и удовлетворенности персонала. Узнайте,Упроводите обзор деятельности (ять функциональные обязанностиить уровень квалификации сотрудников.  Почему большинство привилегий, предоставляемых топам, лишь усиливают формализм в их отношениях с подчиненными

Когда HR закончил, финансовый директор произнес: «В кризис все подразделения компании оптимизировали и численность сотрудников, и расходы. Но судя по вашему выступлению, в службе персонала ничего такого не было. Разве вы избежали этого? А если не избежали, то как это отразилось на работе? Как понять, эффективно исполняют функциональные обязанности специалисты HR-службы или нет?». Гендиректор попросил HR-ов оценить работу службы персонала и представить результаты на следующем совещании. Директор по персоналу обдумал, какие показатели привести, и начал готовиться.

Справка

В функциональные обязанности начальника входит не только оценка и контроль изменения HR-показателей, но и учет того, как они коррелируют с бизнес-показателями:

  1. для этого используются прибыль-ориентированные и доход-ориентированные метрики;
     
  2. определяется время, за которое сотрудник вышел на нужный уровень продуктивности (по оценке квалификации работника);
     
  3. выполнение плана по выручке;
     
  4. дохода/прибыли по результатам работы одного сотрудника;
     
  5. прибыль на единицу заработной платы, выполнение плана по ФОТ.

Все данные об эффективности работы HR-службы должны включать также картину текущего состояния HR-функции, показывать изменения за отчетные периоды, отвечать на вопрос «Почему эти изменения произошли?». А самое главное – предлагать решения по повышению эффективности HR-процессов. Как управленцу использовать современные технологии, чтобы побудить сотрудников увлеченно и искренне обсуждать рабочие вопросы.

Расчет численности HR-менеджеров с учетом должностных функциональных обязанностей

Функциональные обязанности по организации работы HR-менеджеров включают правило один-два раза в месяц посещать совещания в подразделениях, специалисты вникают в бизнес-процессы, подмечают особенности в работе.

В графике по распределению функциональных обязанностей указано, какой конкретно HR-менеджер, когда и в какую службу идет на совещание. А после того, как специалист по управлению персоналом посетит совещание, он выступает перед коллегами и рассказывает, что подметил во взаимоотношениях сотрудников, какие выводы об особенностях их работы сделал. Отметьте, что HR-специалисты стали ориентироваться на потребности бизнеса. 

Стоит учитывать, что численность HR-службы должна быть не больше и не меньше, чем в компаниях отрасли. Подтвердите это соответствующими расчетами. Подсчитайте, сколько HR-специалистов приходится в вашей компании на 1000 сотрудников. Затем посмотрите каков этот показатель в компаниях-конкурентах, и сравните со своим. Рассчитать численность HR-ов на 1000 сотрудников можно по формуле. Для проведения расчетов используйте соответствующие формулы. Зачем руководителю вместе с сотрудниками на работе просматривать фильмы или учиться готовить пиццу, как при этом не навредить делу.

Иногда можно и не делать расчетов. К примеру, в исследовании указано, что в компании, аналогичной вашей, численностью 1000 человек, в HR-службе должны работать восемь человек. А у вас такое же количество подчиненных обслуживает 2000 работников. И так понятно, что численность HR-службы в два раза меньше, чем в среднем по отрасли, соответственно и распределения функциональных обязанностей проводится с учетом этих особенностей.

На основании каких методов определить соответствие квалификации с функциональными обязанностями специалистов

Относительно недавно были утверждены два профессиональных стандарта – «Специалист по управлению персоналом», а так же «Специалист по подбору персонала». Планируется разработать еще два – «Специалист по оценке персонала», «Специалист по оформлению трудовых отношений». После апробации компании обязаны применять новые стандарты на основании статьи 195.3 Трудового кодекса, которая вступила в действие с 1 июля 2016 года.

Директорам по персоналу необходимо проверить, соответствует ли квалификация каждого подчиненного требованиям профстандартов. Функциональные обязанности персонала распределяются на основании определения квалификации. Если конкретный уровень знаний, опыт работы и/или образование не соответствуют основным требованиям профстандарта, необходимо организовать дополнительное обучение, чтобы повысить уровень квалификации сотрудников.

Характеристики квалификации, которые содержатся в профессиональных стандартах и обязательность применения которых не установлена в соответствии с частью первой указанной статьи применяются работодателями в качестве основы для определения требований к квалификации работников с учетом особенностей выполняемых работниками трудовых функций, обусловленных применяемыми технологиями и принятой организацией производства и труда». Если денег на материальное поощрение сотрудников HR-службы не дают. Применяйте методы нематериальной мотивации.

Справка

Если образование у HR-менеджера ниже того уровня, который требуется для исполнения функциональных обязанностей, необходимо:

  1. побуждать сотрудника учиться, чтобы получить высшее образование нужной степени – специалитет или магистратуру;
     
  2. создать все условия для обучения.

Этого требуется с учетом профессионального стандарта «Специалиста по управлению персоналом». Так как для этой функции установлен седьмой уровень квалификации, то работать на позиции с более низкой степенью образования нельзя.

Функциональные обязанности специалистов организации, которые нельзя измерить цифрами

Если внедрили программу отложенных бонусов для управленцев – перенесли стимулирующие выплаты на более поздний период, убрали из соцпакета такие составляющие, которыми редко кто пользовался. Например, врачебный кабинет в стенах офиса. Сократили оплату мобильной связи, исключили из добровольного медицинского страхования (ДМС) те виды медуслуг, которые сотрудники могут бесплатно получать в районных поликлиниках. Например, флюорографию. Общие затраты на ДМС Вы урезали до размера, который позволяет уменьшить на всю их сумму налогооблагаемую прибыль, – 6% от ФОТ.

Далее сократили расходы на корпоративные мероприятия, но все равно провели их, так как активно задействовали в подготовке самих сотрудников, необходимо известить про это. Но обязательно сразу же укажите, что это не привело к снижению удовлетворенности и вовлеченности сотрудников.

Справка

Пример

HR-директор рассказал топ-менеджерам, как провел корпоратив с меньшими затратами. Просто арендовал не ресторан, а пустующее складское кирпичное здание. Кейтеринг обошелся дешевле, чем привычный ужин. Алкоголь закупили у оптового поставщика, который дал неплохую скидку. Провели кулинарный тимбилдинг и приготовили часть блюд для мероприятия сами. Все были в восторге! Удовлетворенность и лояльность персонала выросли.

Покажите персоналу то, что не измерить цифрами. Например, если ввели в функциональные обязанности, что:

HR-менеджеры обязаны один-два раза в месяц посещать совещания в подразделениях;

вникать в бизнес-процессы;

подмечать особенности в работе.

Покажите график, который составили. В нем указано, какой конкретно HR-менеджер, когда и в какую службу идет на совещание. А после того, как специалист по управлению персоналом посетит совещание, он выступает перед коллегами и рассказывает, что подметил во взаимоотношениях сотрудников, какие выводы об особенностях их работы сделал. Отметьте, что HR-специалисты стали ориентироваться на потребности бизнеса.

Возможно, вам будет интересно узнать:

Нужно ли в должностных инструкциях подробно описывать распределение функциональных обязанностей HR-службы

В должностной инструкции, где распределены функциональные обязанности работников интеллектуального труда, нет смысла прописывать, что конкретно они должны делать. Более того, это может иметь обратный эффект: у сотрудника будет возможность сказать, что он что-то не выполнил, так как это не указано в инструкции.

Попробуйте объяснить это руководителю. Расскажите ему, почему в должностных инструкциях лучше задавать общие рамки обязанностей. Такой подход дает сотруднику возможность самостоятельно определять, как решать поставленные задачи. Ведь многое зависит от ситуации в компании. Поэтому конкретные задачи и способы решения вырабатываются уже в рабочем порядке руководителем и подчиненным. 

Заверьте руководителя, что регулярно контролируете, как подчиненные выполняют задачи, порученные им. Скажите, как именно это делаете: еженедельно на встречах с подчиненными проводите обзор деятельности. Какие KPI установить рекрутеру-новичку на испытательный срок. Стандартные показатели не подойдут. Оценивайте процесс, а не результат.

Эффективность исполнения функциональных обязанностей отдела по управлению персоналом

Функциональные обязанности менеджеров включают работу по найму. Покажите, как и сколько сэкономили на подборе персонала:

  • перечислите меры, которые приняли, чтобы снизить затраты на подбор персонала. Например, отказались от услуг кадровых агентств и подбираете персонал исключительно силами HR-службы. Тогда все, что раньше платили кадровым агентствам, является экономией. Например, сумма ежемесячного платежа составляла 120 000 рублей. За год получалось 1,44 млн рублей. Такая сумма сохранилась в компании.  

Еще один способ экономии на подборе – закрывать больше вакансий внутренними кандидатами. Таким образом, меньше персонала приходится приглашать со стороны. Рассчитайте среднюю стоимость подбора одного новичка.

Кроме того, посчитайте, насколько снизилась текучесть сотрудников на испытательном сроке. Если снизилась заметно, значит, процесс подбора проходит качественно. Задайте себе три вопроса и выделите приоритетные статьи расходов. Урезайте финансирование неприоритетных статей расходов. Через сотрудников влияйте на инвесторов и клиентов. Как работать HR-службе, чтобы повышать стоимость компании.

Чтобы правильно выстроить статьи расходов в очередь на финансирование, HR-служба должна задать себе три вопроса:

«Повлияет ли HR-мероприятие, которое требует финансирования, на эффективность бизнес-процессов компании?» Если да – у статьи расходов высокий приоритет;

«Поможет ли HR-мероприятие удержать ключевых сотрудников в компании?» Если поможет, ставьте высокий приоритет;

«Повысит ли мероприятие уровень лояльности и интегрированности персонала в бизнес?» Если ответ положительный, присваивайте высокий приоритет. Так без вреда делу оптимизируете расходы на персонал.

Пример

В презентации HR-директор показал руководителям, как он сэкономил на обучении. Раньше компания отправляла на курсы по охране труда 15 руководителей подразделений и платила внешнему провайдеру приличную сумму денег за обучающее мероприятие. Учитывая ситуацию, сложившуюся сейчас в экономике, HR-служба в этом году поступила иначе: направила на внешнее обучение только трех своих сотрудников. Затем они передавали знания новичкам, чтобы те смогли успешно исполнять функциональные обязанности.

Справка

Важные выводы

  1. Чтобы показать эффективность HR-службы, не только говорите о снижении расходов на персонал, но и соотносите это с производительностью, выручкой.
     
  2. Экономия расходов – это не только то, что Вы сократили или снизили, но и услуги, от которых отказались. Например, от работы с кадровыми агентствами, от сторонних тренеров.
     
  3. Приводите не только цифры и расчеты, но и факты, которые не измерить в штуках. Например, HR-ы посещают совещания в подразделениях и погружаются в бизнес-процессы.

Должностная инструкция заместителя директора по управлению персоналом

Скачать чистый бланк >>>

Возможно, вам будет интересно узнать:

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      
      Материалы сайта доступны после регистрации

      Материалы сайта могут читать HR-ы и специалисты по управлению персоналом.

      Подтвердите, пожалуйста, свой статус профессионала, пройдя быструю регистрацию. После этого Вам будут доступны:

      • профессиональные материалы сайта;
      • статьи и ответы на вопросы от лучших экспертов отрасли;
      • вебинары и презентации от лучших лекторов.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В МИР «ДИРЕКТОРА ПО ПЕРСОНАЛУ»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

      Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты.

      После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

      Кроме того, в подарок вы получите подборку лучших статей журнала, тематические приложения и готовые HR-кейсы.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!